別再為瞎忙加班!心理學家教你「這樣算」揪出時間浪費在哪

《瘋狂忙碌拯救法》

編輯:uho編輯部 / 文章分享來源:uho優活健康

每天都忙到快瘋掉,小心,你可能已經忙上癮。組織心理學家曾娜.艾芙瑞特(Zena Everett)輔導對象遍及全球各大企業,在《瘋狂忙碌拯救法》中提出「腦袋留白時段模型」協助分析我們到底把工作時間都花在哪裡,從中篩選出雜務與真正有影響力的工作,進而改善生產力低落的問題,把時間留給自己。以下為原書摘文:

 

要放掉什麼?

 

       除非你深入探討自己實際上如何運用時間,不然的話,認為自己可以在每一個星期裡再多擠出一點時間只是空想,更別說要完成清單上所有的工作了。你應該做什麼,又應該放掉什麼?

 

       以下是我創立的腦袋留白時段模型(Head Space Model),這個模型會告訴你:

  • 你一整個星期做了哪些事。
  • 你可以從哪裡勻出額外的腦袋留白時段。

       ​腦袋留白時段是創造出色職涯的根基,這指的是你要挪出時間,專用於處理新的專案、從策略層面思考、學習新事物、進行職涯發展對話、培養關係、贏得獎勵、爭取業務、回頭檢視瑣碎細節以便在問題惡化之前先行修正、做研究、保有領域專家的地位,凡此種種。這裡就是你能多做一點事來改變賽局的著力點,是瘋狂忙碌的對立面。

 

     

  • 可用時間你每個星期有多少個鐘頭可以用在工作上?
  • 核心工作:你要花多少時間才能完成明文規定的工作範疇?理想上,你應該要知道這個數字,就職手冊/交接文件中應該要有相關資訊:「當你能夠勝任之後,輸入這些訂購單應該要花90分鐘。」諸如此類。除非你的工作型態是按時收費或是要有工時紀錄,不然這部分很少有人談,但即便使用這些制度,在最好的狀況下,實際工作時間通常也都是粗略的估算。工時學的相關研究被視為已經過時了。
  • 突發意外:可想而知,總是會有很多額外的「我可不可以拜託你⋯⋯」這類事情跑出來;通常1星期,你應撥出多少時間來應付這種事?
  • 例行行政工作:這些都是小事,但就耗掉了你的時間。要算到會議延遲開始或拖著不結束的時間、尋找密碼的時間、重新安排會議後的致電通知、在Slack/Teams/Skype等即時通訊軟體之間切來切去、因應重複的流程以及為了讓組織能運作下去所必要的核心行政工作。
​       在理想的狀態下,你要記錄2個星期左右的工時,之後你可以用15分鐘的時間來完成這項演練。
 
爭取腦袋留白時段、設下界限
 
       以下是一個整理好的範例。且讓我們假設你1個星期要工作48個小時(我們先假裝你沒有隨時隨地檢查電子郵件,周末不工作,下班以後也不會登入電腦)。在這當中,45個小時都有用途了,所以你1個星期僅有3個小時的腦袋留白時段,或可用來從事額外活動的時間。你這樣怎麼有可能再承擔新的責任?
 
 
 
       下一次當你要辦團隊異地訓練時,做一次腦袋留白時段模型練習,勾畫出工作時間分配的狀況,看看有誰成為接下突發意外的倒楣鬼。你可以讓個別成員都做模型演練,然後畫出整個團隊的分數分布。你會看到是哪一個人花太多的時間才把工作做完,又是誰因為自身的效率太高成為犧牲者,被別人丟了太多工作。
 
你的目標是以最高的效率完成任務,以騰出腦袋留白時段。
 
       如果你需要更多腦袋留白時段(我也認為你需要),那麼,延長工時並非解決方案;你或許可以偶爾選擇這麼做,甚至,這麼做還會讓你感到亢奮,但這應只是例外情況。
 
提高生產力的重點不在於延長工作時間,而是要選擇最具影響力的任務。
 
       還有,如果組織以為付你薪水你就要隨傳隨到,那麼,設下界限也是重點之一。
 

【書籍資料】

瘋狂忙碌拯救法

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